Em um mundo cada vez mais digital, decidir quais documentos devem ser guardados fisicamente pode ser um desafio. No entanto, manter determinados documentos em formato físico continua sendo uma prática essencial para garantir conformidade legal e segurança operacional.
Abaixo, listamos alguns exemplos de documentação:
Contratos e Acordos: Contratos assinados, tanto com clientes quanto com fornecedores, devem ser preservados em papel. Eles servem como prova de negociações e acordos entre as partes, sendo fundamentais em caso de controvérsias legais.
Documentos Fiscais: Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento devem ser mantidos fisicamente, conforme exigências fiscais, para atender a auditorias e fiscalizações.
Registros Contábeis e Financeiros: Balancetes, livros-diário e razão são exemplos de documentos que devem ser armazenados fisicamente por um período determinado pela legislação vigente, a fim de respaldar a contabilidade da empresa.
Atas e Documentos Societários: Atas de assembleias, livros de registro de ações e documentos de constituição e alteração de sociedade precisam ser guardados em papel como parte do histórico legal da empresa.
Licenças e Autorizações: Documentos relativos a autorizações governamentais, licenças operacionais e outros certificados devem ser preservados em formato físico para facilitar o acesso e a renovação, conforme necessário.
Recursos Humanos (RH): Fichas de registro de empregados, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e documentos relativos à segurança e saúde ocupacional devem ser mantidos fisicamente. Estes documentos são essenciais para o cumprimento das obrigações trabalhistas e para a proteção legal da empresa em situações de disputas trabalhistas.
"A memória de uma empresa não está apenas no digital; alguns papéis carregam o peso da história e da segurança do negócio."
Além de identificar quais documentos devem ser guardados fisicamente, é crucial analisar o tempo que esses documentos precisam permanecer armazenados. A legislação brasileira estabelece prazos específicos de guarda para diferentes tipos de documentos, e é fundamental que sua empresa esteja em conformidade com essas exigências. Documentos que ainda estiverem dentro do prazo legal de retenção não podem ser descartados, pois podem ser requeridos em auditorias, fiscalizações ou processos judiciais.
Manter esses documentos em um local seguro e organizado é crucial para garantir a integridade e acessibilidade das informações a qualquer momento. Além disso, uma gestão eficiente de documentos físicos protege sua empresa contra perdas, fraudes e penalidades legais, mantendo-a em linha com as normas regulamentares.
