A gestão eficiente de documentos é essencial para garantir a organização, a conformidade legal e a tomada de decisões estratégicas nas empresas. Para isso, um plano de classificação e temporalidade documental bem estruturado é fundamental. Mas você sabe por onde começar? Veja as dicas e passos essenciais para criar um plano eficaz.
O que é um plano de classificação e temporalidade?
Plano de classificação: método que organiza e categoriza os documentos de acordo com suas funções, atividades ou áreas da organização. Ele facilita a localização, o acesso e o gerenciamento das informações. Plano de temporalidade: define os períodos de retenção de cada tipo de documento com base na sua importância jurídica, fiscal ou operacional, orientando quando esses documentos devem ser descartados ou preservados.
"Criar um plano de classificação e temporalidade é transformar a passagem do tempo em método, e a informação em sabedoria organizacional."
Passos para criar um plano de classificação e temporalidade
1. Entenda a rotina da sua empresa
Analise os processos, departamentos e tipos de documentos produzidos. Identifique documentos comuns, como contratos, notas fiscais, relatórios, e-mails, entre outros.
2. Defina categorias de classificação
Crie categorias que façam sentido para sua organização, como financeiro, RH, jurídico, operacional, etc. Dentro de cada categoria, detalhe subgrupos que possam facilitar a localização dos documentos.
3. Estabeleça critérios de retenção
Pesquise a legislação aplicável, como leis fiscais, trabalhistas e regulamentações específicas do seu setor. Determine prazos de retenção para cada tipo de documento, levando em consideração aspectos legais, factuais e de governança.
4. Documente o plano
Registre de forma clara todas as categorias, critérios e prazos. Faça uma documentação acessível a todos os envolvidos na gestão documental.
5. Implante políticas de gestão de documentos
Estabeleça procedimentos para classificação, armazenamento, uso e descarte dos documentos. Capacite sua equipe para seguir o plano de classificação e temporalidade.
6. Revise e atualize regularmente
Atualize o plano conforme mudanças na legislação, processos internos ou necessidade de ajustes na classificação.
Benefícios de um plano bem estruturado
- Organização eficiente: facilita o acesso rápido às informações necessárias.
- Conformidade legal: evita penalidades por descumprimento de prazos e obrigações legais.
- Redução de riscos: minimiza riscos de perda de informações importantes ou descarte indevido de documentos essenciais.
- Economia de espaço: permite eliminar documentos que não têm mais valor, otimizando o armazenamento.
Criar um plano de classificação e temporalidade documental é uma ação inteligente para garantir a organização, segurança jurídica e ficiência na gestão de informações da sua empresa. Invista na elaboração de um procedimento estruturado e alinhado às necessidades do seu negócio — sua organização agradece! Quer ajuda para montar o seu plano ou implementar uma política de gestão de documentos? Entre em contato!
